در جهت بالا بردن بهره وری عملکرد کارکنان، نیازهای کسب و کار لازم به بررسی و ارزیابی اساسی سازمان و از جمله نیازهای آموزشی دارد. فرایند بررسی این نیازها از قدم‌های موثر در شناسایی مشکلات و فرصت های سازمان است تا بتوان راهکاری برای رفع آنها در نظر گرفت. در این مقاله روش بررسی نیازهای کسب کار را توضیح می دهیم.
هنگامی که عملکرد یک کسب و کار ضعیف می‌شود، مدیران به سرعت یک برنامه آموزشی ترتیب می‌دهند اما این برنامه‌ها فقط بر عملکرد کارمندان و مهارت‌های آنها تمرکز دارند. نکته ای که مدیران درباره این برنامه‌های بدون ساختار نمی‌دانند این است که ممکن است منجر به صرف زمان بیهوده و آموزش غیر ضروری برای کارمندان شوند.
برای تشخیص نقاط ضعف کسب و کار، باید یک بررسی کامل از نیازهای کسب و کار ترتیب داده شود. این بررسی نشان می‌دهد که مشکل از مهارت کارمندان است یا بخشی دیگر است که شرکت را دچار ضعف کرده است و یا اینکه برخی مشکلات استخدام، کمبود نیرو یا تجهیزات ناکافی، ایجاد مشکل نموده است .
در تحلیل نهایی، تصمیمی که مستلزم یک راه حل آموزشی است باید پس از فرآیندی به درستی اجرا شده از تحلیل نیازها باشد که به کمبود دانش و مهارت به عنوان دلیل قطعی شکاف عملکرد اشاره می کند. رویکرد مبتنی بر شواهد برای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، یک گام بسیار توصیه شده است که اغلب در طراحی برنامه‌های آموزشی گم می‌شود.
یکی از مشکلاتی که افراد حرفه‌ای ممکن است با آن مواجه شوند تشخیص نقاط ضعف آموزشی و نقاط ضعف عملکردی است. معمولا آنها گمان می کنند مشکلات عملکردی و بهره وری را می‌توانند با برنامه آموزشی حل کنند. این برنامه ها کمک کننده‌اند اما برای حل تمام مشکلات طراحی نشده‌اند. به همین دلیل بررسی دقیق نیازها و پیدا کردن مشکل اصلی جهت ارائه راهکار مناسب آن ضروری است.
بررسی نیازهای کسب و کار به چه معنا است؟
بررسی نیازها به فرایند تشخیص و ارزیابی اشاره دارد. این اولین قدم برای طراحی یک برنامه آموزشی موثر است که به کسب و کارها کمک می کند تا مباحث دوره‌های آموزشی برای کارمندان یا مدیران را مشخص نمایند.
ارزیابی نیازها در مقایسه با بررسی نیازها و بررسی نیازهای آموزشی
ارزیابی و بررسی نیاز، عباراتی هستند که معمولا به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. این عبارات هم معنی نیستند بلکه در فرایند تشخیص مشکلات عملکردی یا فرصت‌ها و تعیین مباحث آموزشی مورد نیاز، نقش‌هایی متفاوت اما مربوط به هم ایفا می‌کنند.
هر سه عبارت بالا قدم‌های کلیدی در فرایند خلق راه حلی ارزش آفرین هستند. اگر این عبارات به درستی درک و استفاده نشوند هر قدم سخت‌تر و سخت‌تر خواهد شد. چرا که آنها نیاز به یک رویکرد سیستماتیک دارند که شامل اتمام هر یک از اقدامات و شروع دیگری برای کسب نتیجه مطلوب است.
فرایند تشخیص مشکلات یا فرصت ها با ارزیابی نیازها شروع می‌شود. در این قدم با بررسی نیازها، کمبود‌هایی که موجب ضعف عملکردی شده تشخیص داده شده و نیاز‌هایی که با برنامه آموزشی حل می‌شوند تعیین می‌گردد. سپس زمان آن است که بررسی نیازهای آموزشی صورت گیرد .
عبارت بررسی نیازهای آموزشی به فرایند جمع‌آوری داده‌ها و بررسی آنها جهت تعیین نیازهای آموزشی یک سازمان و نحوه برطرف کردن آنها است. به عبارت دیگر تحقیق درباره عملکرد کنونی و عملکرد ایده آل با تمرکز بر توانایی کارمندان و شبکه پشتیبانی آنها می باشد.
مزایا یا آنالیز نیازهای کسب و کار
شناسایی کمبود مهارت یا دانش: بررسی نیازها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مسائل کوچک را قبل از اینکه به مشکلات بزرگ تبدیل شوند شناسایی کنند.- کمک به تدوین برنامه آموزشی در زمان مناسب: برنامه ریزی آموزشی برای یک سازمان کار چندان آسانی نیست. اما به جای پیش‌بینی و گمانه‌زنی درباره نیازهای آموزشی، می توان تصمیماتی بر مبنای داده‌های دقیق موجود مربوط به نیاز‌هایی آموزشی گرفت.
- شناسایی و اولویت‌بندی مشکلات: در حالی که میدانید چه نوع فعالیت‌هایی باید در برنامه آموزشی شما وجود داشته باشد، باید تصمیم بگیرید که کدام بخش نیاز به آموزش فوری دارد و کدام یک در حال حاضر ضروری نیست.
- شناسایی افراد و نوع آموزش مورد نیاز آنها: یک برنامه آموزشی در صورتی موثر است که برای افراد درستی برگزار شود. بررسی نیازهای آموزشی به سازمان کمک می‌کند تا افرادی که نیاز به توسعه مهارتها و دانش خود دارند و نوع برنامه آموزشی که این کمبود‌ها را جبران می‌کند شناسایی و پیاده سازی کنند.
چه زمانی باید فرایند آنالیز نیازهای کسب و کار را در شرکت آغاز کرد؟
در زمان‌هایی مانند ارزیابی عملکرد سالیانه، ورود نیروهای جدید یا زمانی که تغییراتی در سازمان موجب تغییر موقعیت کارمندان می‌شود می توان این فرایند را آغاز کرد. هرچند بررسی نیازهای کسب و کار باید به طور دوره‌ای و منظم انجام شود نه تنها برای شناسایی نیازهای آموزشی بلکه برای ارزیابی میزان تاثیر‌گذاری برنامه‌های پیاده سازی شده در گذشته.
چطور فرایند آنالیز نیازهای کسب و کار را مدیریت کنیم؟
افراد حرفه‌ای در زمینه منابع انسانی معمولا از آنالیز نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدید‌ها( SWOT ) استفاده می‌کنند تا مشکلات را پیدا کرده و زمینه‌هایی که باید دقیق‌تر بررسی شوند را شناسایی کنند.
برای مدیریت فرایند آنالیز نیاز ها سه مورد را بخاطر بسپارید:
۱. نوع فرایند بررسی نیازهای آموزشی را تعیین کنید.
سه نوع بررسی نیازهای آموزشی وجود دارد:
- دانش: این نوع آنالیز در ارزیابی کارمندان تازه‌کار و بدون سابقه کار کمک می‌کند تا بفهمید سطح دانش آنها درباره کار در خصوص مسائل مالی، فرایند کاری سازمانی و… چه میزان است.
- مهارت: در این نوع آنالیز مهارت‌های عملی و مهارت‌های نرم کارمندان مورد بررسی قرار می‌گیرند.
- توانایی: این آنالیز به توانایی مدیریت بحران و تصمیم‌گیری کارمندان می‌پردازد.
۲. ابزار مناسب برای بررسی نیاز ها را پیدا کنید.
ابزار‌هایی متنوع برای تحقیق وجود دارند که تمام آنها برای همه کسب و کارها مناسب نیستند و باید براساس وضعیت فعلی سازمان و اهداف آن انتخاب شوند مانند:
- پرسشنامه
- مشاهده
- مصاحبه
- ارزیابی نتیجه کار: بررسی میزان بهره وری و کیفیت کار کارمندان
- ارزیابی آنلاین: ارزیابی دانش و مهارت کارمندان با پرسشنامه یا آزمون‌های آنلاین
- ارزیابی رقبا
۳ پیاده سازی اقدامات ضروری قبل از آغاز بررسی فرایند
- تعیین نتیجه دلخواه: در این قدم عملکرد دلخواه کارمندان یا سود کسب و کاری که مد نظر مدیران است به منظور جمع‌آوری اطلاعات لازم تعیین می‌شوند
- تعیین نتایج کنونی: عملکرد کنونی و نتایج کنونی چگونه هستند؟ آیا با نتایج دلخواه که در متن قبلی مشخص شدند مطابقت دارند؟ اگر خیر چگونه باید به آنها رسید و چه اقداماتی باید صورت گیرد؟
- تشخیص دلیل ضعف عملکردی و ارائه راهکار: هنگامی که مشکلات مشخص شدند، فرایند یافتن ریشه‌ی آنها آغاز می‌شود. این فرایند شامل تحقیق درباره‌ی عواملی است که در عملکرد کارمندان تاثیر می‌گذارد مانند دانش، مهارت، انگیزه، تجهیزات و…
آیا آنالیز نیازها راه حل تمام مشکلات است؟
هدف اصلی بررسی نیازها شناسایی مشکلات زیرساختی و تاثیر‌گذار بر عملکرد کسب و کار و یافتن راهکار مناسب برای آنها است. اگر کارمندی در دانش و مهارت کمبود داشته باشد آموزش بر بهره وری و عملکرد او تاثیر‌گذار است .
همچنین بررسی موثر نیازها، نقش سازمان در عملکرد کارمند که مربوط به آموزش نیستند را تعیین می کند؛ تجهیزات قدیمی، دستمزد پایین، دشواری کار با ابزار‌ها و نرم‌افزار‌ها و سیاست‌های سازمانی از این عوامل می‌باشند. این مشکلات با آموزش حل نمی‌شوند بلکه با روشن‌شدن این نیازها برای مدیران رده بالا، موجب تلاش برای حل آنها می گردد.
