زندگی در دنیای بدون کاغذ حقیقتا سخت است! مگر می شود دیگر دست به قلم نبرد؟ شخصا آرامشی که در لغزاندن نوک خودکار بیک بر روی کاغذ کاهی تجربه کردم هرگز با بهترین قلمهای نوری هم تجربه نکردم. از زمانی که با تکنولوژی های دیجیتالی و دنیای اینترنت آشنا شدم همیشه به این فکر می کردم که اسناد کاغذی بهتر است یا الکترونیکی، نهایتا پس از کلنجار بسیار به این نتیجه رسیدم که باید به دنیای بدون کاغذ کوچ کنم و متاسفانه یا خوشبختانه در این راه تقریبا به مرز موفقیت کامل رسیدم. با این اوصاف اگرچه اسناد کاغذی هنوز در مقابل اسناد دیجیتال از طرفداران بیشتری برخوردارند، اما به راستی چرا باید منتظر دنیای بدون کاغذ باشیم؟
۱- گران است
شما بهتر از من میدانید برای تولید هر برگ کاغذ چه ضربه ای به محیط زیست وارد می شود؛ ضربه به محیط زیست تنها یک داستان غم انگیز نیست، بلکه یک ماجرای هزینه بر است؛ چرا؟ بیاید فرآیند های هزینه بر تهیه کاغذ را یکبار به طور خلاصه باهم مرور کنیم:
- نیروی انسانی: پرداخت دستمزد به کارگران برش کار
- ادوات: خرید تجهیزات مورد نیاز (همانند اره برقی) و هزینه های مربوط به تعمیر و نگهداری آنها به دلیل استهلاک و مصرف سوخت بالا
- حمل و نقل: خرید یا کرایه ماشینهای باربری جهت بارگیری و نقل و انتقال تنه های بریده شده به کارخانه
- فضای کاری: تهیه زمین مورد نیاز و خرید تجهیزات و دستگاههای لازم برای احداث خط تولید کاغذ
- مواد اولیه: خرید مواد شیمیایی اولیه مورد نیاز برای تولید خمیر کاغذ
- نیروی انسانی: هزینه نیروی انسانی مورد نیاز کارخانه (همانند کارگر، اپراتور دستگاه، مهندس، کارشناس آزمایشگاه و…)
- فروش: هزینه تبلیغات، بازاریابی و فروش محصولات تولید شده به مشتریان
اینها صرفا هزینه های تولیدکننده کاغذ بود، حال بیایید هزینه های مصرف کننده را نیز در نظر بگیریم:
- مواد اولیه: خرید کاغذ
- ادوات: خرید دستگاه چاپگر و هزینه های مربوط به تعمیر و نگهداری آن به دلیل استهلاک عمومی
- مواد اولیه: خرید موارد مصرفی دستگاه چاپگر (همانند پودر یا جوهر چاپ)
داستان ما پس از چاپ کاغذ تازه شروع می شود؛ حال این کاغذ را یا باید نگهداشت یا ارسال کرد. فرض کنیم یک فاکتور دو برگی را پرینت گرفته ایم که یک برگ باید توسط خریدار و یک برگ توسط فروشنده امضاء شود. هر دو نسخه را به کارپرداز شرکت می سپاریم تا به دست مشتری برساند و نسخه فروشنده را برگرداند تا در بایگانی آرشیو کنیم. فکر می کنید این فرآیند چه هزینه هایی را به مرور زمان برای شما به بار خواهد آورد؟
- نیروی انسانی: چاپ فاکتور کاغذی به وسیله کامپیوتر نیازمند یک اپراتور است که غالبا حسابدار یا فروشنده شرکت وظیفه انجام آن را دارد پس ما دست کم به یک نفر نیروی انسانی برای انجام اینکار نیاز خواهیم داشت
- ارسال و مراسلات: ارسال فاکتور نیز به کمک کارپرداز یا شرکتهای پستی و یا دست کم پیک موتوری نیاز خواهد داشت
- نگهداری: آرشیو فاکتورها در بایگانی نیز به ترتیب نیازمند فضایی مناسب، کمد و زونکن های بایگانی خواهد بود
اینها هم صرفا هزینه های مصرف کننده کاغذ بود، حال بیایید هزینه های ناشی از تخریب محیط زیست و گرم تر شدن دمای هوای کره زمین را نیز در نظر بگیریم
- گران تر شدن هزینه های انرژی (همچون برق): مصرف انرژی بیشتر توسط سیستم های تهویه مطبوع و استهلاک بیشتر تجهیزات خنک کننده
- عمر کمتر: شیوع بیماری های پوستی از جمله سرطان ناشی از رد شدن اشعه های مضر خورشید از لایه اوزون و تابش به پوست بدن
- فقیر تر شدن آیندگان: کاهش منابع طبیعی و تاثیر سوء آن بر روی صنایع کشاورزی و دام پروری و در نتیجه گران تر شدن هزینه تولید مواد غذایی در جهان
آیا تا کنون فکر می کردید برگه ای که روی میزتان خودنمایی می کند تا این حد پای شما گران تمام شده باشد؟
۲- مدیریت آن مشکل است
کاغذ های آرشیو شده در بایگانی بدین منظور نگهداری می شوند تا در صورت نیاز امکان رجوع مجددا به آنها وجود داشته باشد و اینکار به طور وحشتناکی مشکل آفرین است.
در فرآیندی که اسناد آرشیو می شوند باید ابتدا هر سند به طور جداگانه شماره گذاری شود، این شماره ها به همراه تاریخ و دیگر اطلاعات مربوط به سند همچون عنوان و گیرنده یا فرستنده در دفتری بنام اندیکاتور ثبت می شود تا در صورت لزوم با مراجعه به آن متوجه شویم برای دسترسی به سند فوق مستقیما به کدام کمد و زونکن باید مراجعه کنیم. انجام این فرآیند بسیار طاقت فرسا، وقت گیر و البته حساس است زیرا با یک اشتباه باید کل اسناد را مجددا ثبت و ضبط نمود.
۳- خطرناک است!
نگهداری از اسناد کاغذی بسیار خطرناک است، و هرچه اهمیت اسناد بالاتر باشد خطر آن جدی تر خواهد بود.
فرض کنید فضایی که از آن برای نگهداری از اسناد بایگانی شده استفاده می کنیم از امنیت فیزیکی مطلوبی برای جلوگیری از ورود افراد غیر مجاز به آن برخوردار نباشد، در این صورت نفوذ پرسنل خرابکار می تواند باعث نشر اطلاعات محرمانه به بیرون از سازمان شود. بدتر از آن امکان دستبرد سارقان با انگیزه هایی چون جاسوسی، جابجایی اسناد صحیح با اسناد جعلی مشابه (به منظور گمراه ساختن) یا حتی حذف اسناد حساس باعث بروز مشکلاتی غیر قابل جبران شود.
در مثالی دیگر بیایید فرض کنیم فضایی که از آن برای نگهداری از اسناد بایگانی شده استفاده می کنیم از ایمنی لازم در مقابل بلایا و حوادث طبیعی برای جلوگیری از بروز رخداد های غیر قابل پیش بینی برخوردار نباشد، در این صورت وقوع حوادثی چون زلزله و آتش سوزی یا حتی سهل انگاری هایی ناخواسته که منجر به نفوذ رطوبت و یا حتی هجوم موریانه ها شود باعث از دست رفتن اسنادی مهم و وارد شدن لطمه هایی جبران ناپذیر خواهد شد.
این خطرات علیرغم ایجاد فکر و تشویش برای مدیران، همواره به عنوان ریسکی بزرگ در خصوص نگهداری و حفاظت از اسناد کاغذی شناخته می شود.
حال اگر قانع شدید چرا باید به دنبال دنیای بدون کاغذ باشیم؛ پس در سلسله مباحث بعدی با ما همراه باشید تا به موضوع ایجاد، مدیریت و آرشیو اسناد دیجیتال و راههای ایمن کوچ سازمانها به این تکنولوژی نوین بیشتر بپردازیم اما در این حین بسیار خرسند خواهیم شد اگر نظرات و تجربیات خود را با ما و دیگر دوستانتان از طریق بخش نظرات در همین پست و یا کامنت در شبکه های اجتماعی در میان بگذارید و فراموش نکنید با اشتراک گذاری این مطلب در شبکه های اجتماعی می توانید در ارتقاء معلومات دیگران نیز سهیم باشید.
