احتمالاً همیشه کلمه بهره وری را شنیده اید، اما آیا معنی و مفهوم آن را می‌دانید؟ “ماندل” می گوبد: «نسبت بین بازده تولید به میزان منابع مصرف شده را بهره وری می گویند؛ این تعریف شامل تغییر به دست آمده در ورودی‌ها به ازای منابع مصرف شده برای تولید است. بنابراین به طور کلی معنای بهره وری، استفاده بهینه با کارایی بالا و زیاد از امکانات موجود است.
در این مقاله قصد داریم راهکارهای افزایش بهره‌وری کارکنان را در سازمان بررسی کرده و هر آنچه که موجب کاهش بهره‌وری و بازدهی بالا و مثبت می‌شود را بررسی کنیم.
همچنین در ادامه به عوامل موثر در ارتقاء و ایجاد شرایط لازم برای بهبود بهره وری نیروی انسانی خواهیم پرداخت.
پیشتر باید بدانید برای حفظ و افزایش بهره‌وری در سازمان بهتر است کارکنانی را استخدام و حفظ کنید که بیشترین میزان بازدهی را برای شما دارند.
بنابراین همواره باید به دنبال جذب و استخدام افرادی باشید که ضمن خلاقیت و کارآمدی، دارای قدرت یادگیری بالایی هستند.
اما همه چیز در این مرحله تمام نمی‌شود، حفظ و ایجاد حس وفاداری به سازمان از طرف کارکنان بسیار حائز اهمیت است.
بهره وری چیست؟
برقراری رضایت شغلی، تعیین چشم انداز و اهداف نهایی کسب و کار و از همه مهم‌تر مدیریت و رهبری صحیح در کنار برنامه ریزی هدفمند و استراتژیک، می‌تواند در افزایش بهره وری کارکنان موثر باشد.
اغلب کارفرمایان همیشه به دنبال پاسخ راهگشایی برای سوال “چگونه بهره وری را افزایش دهیم؟” هستند.
آنچه باید بدانید این است که، بیشتر کار کردن تاثیری در افزایش راندمان و بازدهی ندارد.
همان طور که سعدی می فرماید:
رهرو آن نیست که گه تند و گهی خسته رود
رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود
این نظم و کارکرد منظم است که شما را به نتیجه و بازدهی حداکثری خواهد رساند. مدیریت صحیح و درست برنامه‌ها و زمان، به صاحبان کسب و کار کمک خواهد کرد تا در بهره وری نتیجه بهتری به دست آورند.
لازم به ذکر است کسب و کارهای نوپا در سال های اولیه خود با چالش های جدی مواجه هستند، که به شما پیشنهاد می کنیم این مطلب “راهکارهایی برای حل چالش های کسب و کارهای نوپا” را از دست ندهید.
اینکه شما و نیروهای سازمان خود، تمام ساعت کاری و حتی بیرون از مجموعه درگیر کار باشید، به گونه‌ای که به صورت تمام وقت مشغول باشید، به معنی انجام درست و صد درصدی تمام وظایف نیست.
این اهمیت دارد که روز کاری موثر و پر بازدهی سپری شده باشد.
در واقع می‌خواهیم خاطرنشان کنیم که موضوع و مسئله میزان تمرکز و ماندن روی کار نیست، بلکه در نهایت میزان کیفیت اهمیت دارد.
بهره وری معمولاً با دو واژه کارایی و اثربخشی به صورت مترادف به کاربرده می‌شود.
کارایی: نسبت فعالیت واقعی بر فعالیت مورد انتظار می‌باشد. یعنی حداکثر نتیجه و بازدهی از منابع به کار گرفته شده حاصل شود.
اثربخشی: میزان رسیدن به اهداف سازمانی است. اثربخشی توجه به بازدهی یا فعالیت صحیح و مناسب است.
به طور خلاصه باید بدانید که اثربخشی به گونه‌ای معنای “کیفیت” را با خود به همراه دارد و کارایی یعنی اینکه از منابع و داده‌های موجود و در اختیار سازمان به نحو مطلوب و صحیح با در نظر گرفتن فاکتورهای مربوط به زمان و هزینه، استفاده کرد.
در ادامه این نوشتار قصد داریم که با در نظر گرفتن مفهوم تعاریف اثربخشی، کارایی و بهره وری که هر سه در یک سو هستند، راهکارهایی در راستای افزایش بهره وری در سازمان و کسب و کار ارائه کنیم.
اما پیش از آن این نکته مهم را فراموش نکنید که به کار بستن راهکارهای پیشنهادی به منظور دستیابی به افزایش بهره وری در سازمان زمانی تاثیرگذار و پاسخگو خواهد بود، که موانع فردی و مدیریتی وجود نداشته باشد.
برای مثال نحوه عملکرد و رفتار مدیران سازمان همواره در میزان بهره وری سازمان و اثربخشی و کارایی پرسنل تأثیرگذار خواهد بود.
مدل رفتاری مدیران و ارائه روش‌های انجام کار درست و بی عیب، مشغله و مسئولیت‌های زیاد مدیریتی که منجر به بروز ضعف و عدم تسلط به اعضا می‌شود، می‌توانند مانعی در جهت ارتقاء سطح بهره وری در سازمان‌ها باشند.
البته در رسیدن به هدف نهایی که افزایش بهره وری است، تنها عملکرد و مدل رفتاری مدیران موثر و تاثیر گذار نخواهد بود بلکه چگونگی روش و رفتار پرسنل سازمان به طرز شگفت‌انگیزی در حصول نتیجه، موثر است.
عدم انگیزه کاری در کارکنان، نیروی انسانی ناکارآمد و غیرمتخصص، کم‌کاری و بی انگیزگی پرسنل و از همه مهم‌تر نبودن یک سیستم ارزشیابی درست و مناسب برای کارکنان می‌تواند میزان بازدهی و بهره وری سازمان شما را در فراز و فرود قرار دهد.
پیشنهاداتی برای مدیران در جهت افزایش بهره وری:
-
اهداف سازمانی واضح و روشن تعیین کنید:
یکی از آفت‌های بهره وری، مشخص نبودن هدف است. اولین گام برای افزایش اثربخشی و کارایی کارکنان، تعیین هدف و چشم‌انداز شفاف و مشخص می‌باشد. بنابراین ضمن ارائه اهداف واضح و متمرکز، با مشخص کردن هدف و تعیین شرح وظایف برای پرسنل، یک گام بلند به سوی بهره وری بالا نزدیک خواهید شد.
دقت کنید اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و زمان بندی شده باشند.
-
برای حال خوب و خوشحالی کارکنان برنامه داشته باشید:
کارکنان شاد و خوشحال همواره بهتر و با انگیزه تر مشغول کار خواهند بود؛ بنابراین درست است که با برقراری ارتباط موثر با کارمندان خود، در انتظار بازخورد و نتیجه مناسب باشید.
از ویژگی‌های یک کارفرمای حرفه‌ای و یک مدیر مجرب این است که ضمن یک ارتباط و احترام متقابل، نسبت به ایجاد انگیزه و انرژی مثبت کارکنان محل کار خود تلاش کند.
در مقابل عدم توجه به این موضوع، منجر به ناامیدی و سرخوردگی پرسنل خواهد شد.
برای ایجاد انگیزه و تشویق می‌توانید به پاداش‌های نقدی و غیر نقدی فکر کنید. حتی اگر یک کارمند موفقیت چشمگیری کسب کرد، آن را برجسته کرده و به سایر کارمندان اعلام کنید.
در این صورت هم به فرد موفق پاداش داده و هم برای سایرین ایجاد انگیزه کرده‌اید. چرا که همه کارمندان باید از تاثیر نقشی که در راستای اهداف سازمان دارند، مطلع شوند و بدانند که حضورشان در سازمان دیده می‌شود.
-
دوره‌های آموزشی و انگیزشی برگزار کنید:
همان طور که واضح و بدیهی است کارایی و اثربخشی و افزایش میزان بهره وری مجموعه شما، وابسته به میزان تخصص و مهارت کارکنان شما است.
پیشنهاد ما به شما این است فقط به فکر استخدام نیروی تمام عیار و صد درصد حرفه‌ای نباشید.
چرا که شاید این مورد غیرممکن باشد. بهتر است فردی را با در نظر گرفتن همه جوانب استخدام کرده و برای افزایش و بهبود تخصص و مهارت وی، برنامه ریزی کنید.
مدیران ارشد همواره باید به موضوع مهم آموزش که ضامن افزایش بهره‌وری است به طور متمرکز فکر کرده و این مورد مهم را عملیاتی کنند.
آموزش تخصص و کسب مهارت‌های حرفه‌ای برای مدیران، سرپرستان و کارمندان ضروری است و باعث یادگیری و آموزش روش‌های جدید و درست برای انجام کارها خواهد بود.
توصیه هایی برای کارکنان در جهت افزایش بهره وری
این سه اصل را همیشه در هر زمان جدی بگیرید:
-
خوش بین و خوش رو باشید:
در تمام طول عمر کاری خود و حتی در تمام مراحل زندگی، بهتر است خوش اخلاق و خوش رفتار باشید. اتخاذ تصمیماتی که بر پایه اخلاق و انصاف هستند به‌عنوان یک امتیاز مثبت و یک نقطه روشن در کارنامه شما ثبت خواهد شد.
این ویژگی‌های تحسین برانگیز علاوه بر این که منجر به ایجاد حس خوب در خود شما و دنیای پیرامون شما خواهند شد، باعث ایجاد انگیزه در سایر همکارانتان نیز می‌شود.
پس حتما به آینده و اتفاقات و سیر صعودی عملکردتان در محیط کار خوش‌بین بوده و با بقیه خوشرو و خوش اخلاق باشید.
در این صورت حداقل بیشتر در حال خوب خودتان و سایرین سهیم بوده‌اید.
-
هیچ گاه یاد گرفتن را متوقف نکنید:
برای کسب مهارت و تخصص و تجربه هیچ گاه حد کافی در نظر نگیرید.
همواره در توسعه مهارت‌های حرفه‌ای و شغلی خود همت کنید و حتما گاهی حوزه‌های دیگری را برای آموزش و یادگیری امتحان کنید.
قرار است شما فرد موثری در مجموعه کاریتان باشید؛ پس باید طرز رفتار درست و برخورد درست و چگونگی مقابله با مشکلات و استرس کاری را یاد بگیرید. حال می‌بینید چقدر موضوع برای یادگیری و آموزش وجود دارد .«پس لطفاً دست به کار شوید.»
-
مدیر دلسوز و حرفه‌ای خود باشید:
قبل از اینکه هر مدیر دیگری نسبت به راهبری و هدایت شما متمرکز شود، بهترین راه این است که شما مدیر سخت گیر و حرفه‌ای برای خودتان باشید.
پیش از دیگران عملکرد خود را بررسی کنید و به میزان بازدهی‌تان امتیاز دهید. برای خود بازه‌های زمانی مناسب انجام کار و نتیجه‌گیری تعیین کنید و در زمان مقرر نسبت به روند انجام کار و نتیجه نهایی سخت گیر یاشید.
زمان دستیابی به موفقیت را بررسی کنید و به خود پاداش دهید؛ در زمان مواجهه با خطا و حتی بروز اشکال در نتیجه با خود مهربان باشید اما نقاط ضعف و دلیل بروز اختلال را پیدا کنید.
خلاصه اینکه یک کارمند کارا و اثربخش باید بتواند در زمان استرس و در موارد لزوم، عملکرد و مهارت‌های ارتباطی خود را به خوبی و درستی مدیریت کند.
کلام آخر
در آخر اینکه “وانمود به زیاد کار کردن” هیچ گاه به افزایش بهره وری منجر نخواهد شد.
امروزه زود آمدن و دیر رفتن هیچ تاثیری بر کارایی و اثربخشی ندارد. کارکنان فرصت دارند به طور جامع و عملیاتی نحوه عملکرد و بازدهی خود را نشان دهند. بنابراین کاری که به عهده شماست را به خوبی انجام داده و با افتخار ارائه دهید.
امروزه دیگر فقط انجام دادن کار، مسئله کارفرمایان و مدیران نیست.
اگر قرار است شما در جایگاه شغلی خود اثر گذار باشید و در یک کلمه “بدرخشید” و میزان بهره وری را در کارتان به صورت حداکثری نمایش دهید، باید مهارت‌های انجام کارگروهی را بلد باشید و در مواجهه با مسائل و مشکلات جدید خلاقیت و ابتکار عمل داشته باشید.
اگر تازه کار و یا تازه وارد هستید همواره سوال کنید و به دنبال کسب تجربه باشید و از همه مهم‌تر اینکه مطالعه در زمینه افزایش بهره وری و اثربخشی را همچنان ادامه دهید.
لازم به ذکر است، کانون تبلیغات پاسارگاد با ارائه انواع خدمات بازاریابی و تبلیغات و ارائه مشاوره تخصصی در خصوص توسعه و پیشرفت کسب و کار آماده خدمت رسانی به شما عزیزان است.
