اسناد الکترونیکی
اسناد الکترونیکی در قانون تجارت الکترونیکی ایران که در سال ۱۳۸۲ نوشته شد به این صورت تعریف شده است که این سند حاوی پیام یا اطلاعاتی است که با کمک وسایل الکترونیکی نوشته، فرستاده، ذخیره و پردازش می شود. زمانی که این پیام ایجاد شد کسی که می خواهد آن را بفرستد با امضای الکترونیکی بر روی آن اعتبار آن را تایید می کند و برای شخص یا مکان مد نظر خود ارسال می نماید. این چنین بود که بر اساس این تعریف ارائه شده در قانون تجارت الکترونیکی و به تصویب رسیدن آن اینگونه اسناد در کشور ما نیز اعتبار پیدا کرده است و روز به روز در رقابت با سندهای چاپی پیشی می گیرد.
سند چیست؟
قبل از اینکه در مورد اسناد الکترونیکی به صورت مفصل صحبت کنیم، کمی در مورد سندها بگوییم. سند همانطور که می دانید نوشته ای است که بسیار دارای ارزش و اعتبار می باشد. احتمالا زمانی که انسان برای اولین بار به این نتیجه رسید که سند می تواند چه کارایی داشته باشد از یک ابزار غیر از کاغذ مثل چوب یا شاید هم سنگ برای مکتوب کردن سند خود استفاده کرد. تا به اینکه این سندها امروزه به شکل کاغذی درآمدند و خیلی هم دارای ارزش می باشند. قطعا اگر یک سند در دست شما باشد آن را در امن ترین مکان ممکن نگه می دارید. حال که به این زمان رسیده ایم وقت آن است که اعتبار این سندها را با تغییر نوع جنس آن افزایش دهیم. این تکامل این بار با الکترونیکی شدن آن همراه است و بدین ترتیب قرار است کاغذها کنار گذاشته شوند و نسخه های الکترونیکی جای آن ها را بگیرند
چطور اسناد الکترونیکی داشته باشیم؟
این سند یک فناوری نوظهور است و امکان دارد حتی اکنون که در حال مطالعه هستید هم ندانید چطور باید اسناد الکترونیکی داشته باشید. پس به این احتیاج دارید تا بدانید چطور وارد این زمینه شوید. در این راستا نیاز به یک سیستم دارید که این کار را برای شما انجام دهد. با استفاده از نرم افزارهایی که سیستم مدیریت را بر عهده می گیرند می توانید به راحتی از این تکنولوژی بهره ببرید و سند الکترونیکی داشته باشید. همچنین زمانی که از این سیستم استفاده می کنید می توانید طیف وسیعی از اسناد و فایل ها را در آن بایگانی نمایید. به این ترتیب از شر کاغذ بازی خلاص می شوید. این سیستم ها از امنیت بالایی برخوردار هستند. همچنین از زمانی که شروع به ایجاد سند می کنید تا زمانی که در آن تغییرات ایجاد می نمایید، آن ها را طبقه بندی می کنید، انتقال می دهید، بایگانی می کنید، نسخه پشتیبان تهیه می نمایید، در مورد آن ها گزارش تهیه می کنید و به طور کلی در تمام این مراحل به راحتی می توانید به صورت یکپارچه بر روی کار مدیریت داشته باشید. از همه مهمتر اینکه می توانید انواع سندها که شامل اسناد اداری، پرسنلی، مالی، حقوقی و … می شود را با آن تنظیم کنید.
برابری اسناد الکترونیکی با اسناد سنتی
شاید این نگرانی برای شما پیش آید که آیا در مکان های مختلف مانند محکمه ها اسناد الکترونیکی اعتبار کافی را دارند یا خیر. چنین است که این نوع از اسناد چون با رایانه تنظیم می شوند و کارهای اینترنتی روی آن صورت می گیرد، اکثرا این فکر را در مورد آن دارند که امکان تقلب در آن بیشتر می باشد. اما این فکر باعث نمی شود که این اسناد را قبول نکنند. پذیرش و اعتبار این اسناد در قانون تجارت الکترونیکی آمده است به این صورت که چون شکل آن با حالت قدیمی متفاوت است نباید آن را رد کنند. با توجه به آنچه گفته شد این نوع اسناد جزء اسناد عادی به حساب می آیند و مورد پذیرش و قابل اعتماد هستند. از این رو می توانید با خیال راحت به این اسناد روی آورید و از این تکنولوژی استفاده کنید.
امضا الکترونیکی در اسناد الکترونیکی
یکی از مهمترین نکات در هنگام تنظیم اسناد الکترونیکی حفظ امنیت آن می باشد. با داشتن امضا الکترونیکی می توانید این امنیت را ایجاد کنید. زمانی که از امضای دیجیتال در این نوع اسناد استفاده می کنید کسی که سند را دریافت می کند از هویت شما اطمینان پیدا خواهد کرد. دیگر امکان جعل سند وجود ندارد. با وجود امضا الکترونیک دیگر کسی نمی تواند سند تنظیم شده را انکار نماید. یک امکان بسیار خوبی که در اسناد الکترونیکی وجود دارد این است که بر روی هر سند یک امضای مخصوص قرار می گیرد که با آن سند و محتوای آن همخوانی دارد به همین دلیل امکان اینکه از طریق کلاهبرداری های رایانه ای بتوان امضا را جدا کرد و بر روی سند دیگر قرار داد، وجود ندارد. این می تواند امنیت بالای این نوع از اسناد را برساند و نشان دهنده ی این باشد که رفتن به سمت الکترونیکی شدن نه تنها مشکلات کاغذ بازی را از بین می برد بلکه میزان کلاهبرداری ها را نیز کاهش می دهد.
انواع اسناد الکترونیکی
تا به اینجا با اسناد الکترونیکی بیشتر آشنا شدیم و اهمیت استفاده از آن را دانستیم. در مورد انواع آن باید بگوییم که به صورت کلی به سه دسته تقسیم می شوند: اسناد رسمی الکترونیکی، اسناد ساده الکترونیکی و اسناد الکترونیکی مطمئن.
به دلیل اینکه این سندها تازه ایجاد شده اند در مورد اسناد رسمی تعریف درستی هنوز ارائه نشده است اما در مورد دو نوع دیگر باید بگوییم که بیشتر رواج دارند. نوع ساده همانطور که از نام آن پیدا است ایجاد آن آسان می باشد، آن هم به امضای الکترونیکی نیاز دارد. همچنین به راحتی تولید و ارسال می گردد.
نتیجه گیری
با توجه به آنچه خواندید بهتر است هم سو با این نوع تغییرات شوید حال که مزایای آن را متوجه شدید. با روی آوردن به اسناد الکترونیکی می توانید بسیاری از امور را با سرعت بیشتر و با دغدغه های کمتری انجام داد. برای مثال دیگر لازم نیست برای آرشیو اسناد از پوشه های بزرگ و مکانی به نام انبار استفاده کرد. به راحتی تمام این اسناد با حجم کمی که دارند در رایانه ها ذخیره می شوند. حال که قرار است در آینده ای نه چندان دور این فناوری به کل جای کاغذهای چاپی را بگیرد چه بهتر هرچه سریع تر وارد شوید و شما جزء اولین ها باشید و در کار خود از آن ها بهره ببرید. اگر چنین باشد و همزمان با تغییر رشد کنید موفقیت شما بیشتر خواهد بود و از رقبای خود در زمینه ی کاری عقب نخواهید ماند.
