روش های بهبود مهارت های ارتباطی در محل کار

ارتباط یک تلاش مشترک است و همه می توانند روی مهارت های ارتباطی خود کار کنند؛ ولی ممکن است برخی از کارمندان احساس خجالت داشته باشند و ایده های درخشان خود را به اشتراک نگذارند و به همین ترتیب، سایر اعضای تیم ممکن است برای دیدن یا درک دیدگاه های مختلف، دچار مشکل شوند.

در محل کار، هر کارمند ممکن است وظایف و اهداف خود را داشته باشد ولی همه برای رسیدن به یک هدف نهایی کار می کنند.

اما با جمع شدن افراد مختلف کنار هم، ممکن است درمورد نحوه اجرای بهترین ایده ها و استراتژی ها اصطکاک ایجاد شود؛ پس کلید کمک به موفقیت تیم شما، بلد بودن مهارت های ارتباطی است.

مهم نیست چقدر با مهارت های ارتباطی آشنا هستید؛ چون شما هر زمان می توانید آنها را با پنج مرحله ساده بهبود بخشید که منجر به یک تیم مشارکتی و سازنده تر شود.

چگونه مهارت های ارتباطی را در محیط کار بهبود بخشیم؟

چه شنونده باشید و چه با کارمندان گفتگو داشته باشید، باید مهارت های ارتباطی خود را بهبود ببخشید.

راه های مختلفی برای داشتن ارتباط موثرتر وجود دارد. در این مطلب ۵ راه آسان برای شروع بهبود مهارت های ارتباطی ذکر کرده ایم:

۱. برای بهبود مهارت های ارتباطی، شنونده فعالی باشید

آیا واقعاً به صحبت های اعضای تیم خود گوش می دهید؟ در یک جلسه تمرکز کافی دارید یا در طول گفتگو ایمیل می‌نویسید و فعالانه گوش نمی‌دهید؟ خوشبختانه، راه‌های زیادی برای بهبود مهارت های ارتباطی از جمله مهارت های شنیداری وجود دارد تا همکارانتان مطمئن شوند به آنها توجه می کنید.

• وقتی دیگران در حال صحبت هستند، تماس چشمی برقرار کنید.
• عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید، به عنوان مثال می‌توانید یادداشت برداری کنید، اما وقتی کسی می‌خواهد با شما صحبت کند، چیزی ننویسید، ایمیل ارسال نکنید یا متنی را تایپ نکنید.
• به لحن و زبان بدن طرف مقابل توجه کنید.
• افکار خود را نگه دارید تا زمانی که صحبت فرد کاملاً تمام شود. وقتی نوبت شماست، پاسخ مناسب بدهید و درمورد اطلاعاتی که با شما به اشتراک گذاشته شده است، نظر داده تا توجه خود را نشان دهید.
• در حالی که طرف مقابل در حال صحبت کردن است، سر تکان دهید و لبخند بزنید. در صورت امکان، سعی کنید از کشیدن مو و انگشتان خودداری کنید.
• در ذهن خود برنامه ریزی نکنید که بعداً چه بگویید. شما می توانید به سرعت غرق این افکار شوید و آنچه را که طرف مقابل می گوید از دست بدهید.
• قضاوت ها و نظرات را برای خود نگه دارید. از نتیجه گیری عجولانه خودداری کنید و در عوض، اجازه دهید فرد هر آنچه را که می گوید به اشتراک بگذارد.
• پس از پایان صحبت، سوالات خود را بپرسید تا نکاتی که در مورد آنها مطمئن نیستید، روشن شود.

۲. برای بهبود ارتباط جلسات موثر برگزار کنید

اگر هر روز با کارمندان خود جلسه برگزار کنید، احتمالاً با خستگی کارمندان از جلسه های مکرر مواجه می شوید. بهبود مهارت های ارتباطی به معنای جلسات بیشتر نیست. بهتر است جلسات، کارآمد و معنادار باشد.

• در ابتدا تعیین کنید که چه جلساتی ضروری است و کدام یک به صورت مکاتبه ای بهتر است. اتلاف وقت در جلسات غیرمولد باعث می شود، کارمندان زمان و انرژی کمتری برای انجام وظایف اساسی خود داشته باشند.
• برای هر جلسه طرح کلی داشته باشید. این کار کمک می‌کند، همه در جریان موضوع باشند و می‌توانید هر زمان که مکالمه به انحراف کشیده شد، به طرح اصلی بازگردید.
• فقط از افرادی دعوت کنید که باید در جلسه شرکت کنند. در حالی که ارتباطات در سراسر شرکت مهم است، دعوت از افرادی که نیازی به حضور آنان در جلسه نیست، اتلاف وقت است. اگر چند نکته فقط مربوط به یک فرد است و نیازی نیست که در کل جلسه حضور داشته باشد، از او دعوت کنید تا در جلسه جداگانه ای شرکت کند.
• در آخر جلسه به یک نتیجه گیری کلی رسیده باشید. این به ارزشمند شدن جلسه کمک می کند.
• بعد از جلسه، مباحث را با تیم پیگیری کنید. صورت جلسه بنویسید و انتظارات خود از کارمندان را بیان کنید.

۳. علت درخواست های خود از کارمندان را توضیح دهید

وقتی از کارمندتان برای یک پروژه جدید، تحقیق و گزارش می خواهید، سعی کنید توضیح دهید که چرا از آنها می‌خواهید این کار را انجام دهند. ممکن است از یک کارمند بخواهید که گزارش های مربوط به ماه گذشته را، آماده کند.

بدون هیچ توضیحی، آنها ممکن است نگران این باشند که عملکردشان ضعیف بوده و موجب سوتفاهم شود.

صرف نظر از وظیفه آنان، علت درخواست های خاص را به اشتراک بگذارید. این همچنین می تواند به جلوگیری از سوء تفاهم ها و ارتباطات نادرست در بین تیم کمک کند.

۴. مستحکم کردن ارتباط با کارکنان

حتی اگر از کارمندان می خواهید، هر زمان نظر خود را با شما درمیان بگذارند، همه از این خط ارتباطی استفاده نخواهند کرد.

برخی از کارمندان ممکن است از به اشتراک گذاشتن افکار خود مردد باشند یا ترجیح دهند که سکوت کنند.

جلسات انفرادی را به صورت دوره ای، شاید یک بار در ماه یا هر سه ماه، برگزار کنید تا با همه اعضای تیم ارتباط داشته باشید.

از آنها در مورد پیشرفت کارهایشان بپرسید، بررسی کنید که آیا انگیزه شغلی دارند و از آنها دعوت کنید تا ایده ها و اهداف خود را به اشتراک بگذارند.

۵. بازخورد تصمیمات شرکت را بررسی کنید

ارتباط یک خیابان دو طرفه است. علاوه بر رهبری جلسات، بررسی وظایف کارمندان و پیشرفت پروژه، باید از بازخورد عملکرد خود و شرکت استقبال کنید.

این امر می تواند در طول جلسات انفرادی یا با نظرسنجی از کارمندان اتفاق بیفتد. گزینه ای برای ارسال بازخورد به صورت ناشناس نیز ارائه دهید، که می تواند به برخی از کارمندان کمک کند راحت تر صحبت کنند.

وقتی بازخورد دریافت می‌کنید، آن را فراموش نکنید. برای بهبود نقاط ضعف خود، یک برنامه عملیاتی تهیه کنید.

اگر بازخوردی دریافت کردید که در مورد شرکت صدق می کند، درصورت صلاحدید، آن را به اشتراک بگذارید.

راه های دیگر برای بهبود مهارت های ارتباطی

این پنج مرحله، روش های بسیار خوبی برای شروع هستند، اما راه های دیگری برای تقویت مهارت های ارتباطی در محل کار وجود دارد.

مثلا می توانید برای ایجاد کانال های ارتباطی، از فناوری هایی مانند گوگل چت استفاده کنید.

از همکاران خود در مورد نوع جلسات مورد علاقه آنان سوال کنید. برخی از افراد علاقه دارند به صورت مکتوب ارتباط برقرار کنند، در حالی که برخی دیگر ترجیح می دهند نظرات خود را شخصاً بیان کنند.

هنگامی که در حال برقراری ارتباط موثر بین تیم خود هستید، نوع ارتباط با هر شخص را درنظر بگیرید.

در نهایت، خط مشی درهای باز را در نظر بگیرید تا به کارمندان اجازه دهید، در هر زمان برای تبادل نظر با شما، در دفتر جلسه تشکیل دهند.

مزایای مهارت های ارتباطی قوی

مزایای بهبود مهارت های ارتباطی به ظاهر بی پایان است. وقتی همه احساس می کنند شنیده می شوند، احتمال تنش کمتر می شود. به‌علاوه اینکه، تیم شما زمان کمتری را صرف رفع سوءتفاهم‌ها می‌کند. این به معنای افزایش بهره وری و صرف زمان بیشتر برای کارهای ارزشمند است.

هنگامی که تیم شما به طور موثر ارتباط برقرار می کند، احتمالاً تجربه مشتری را هم بهبود می بخشید.

زمانی که کارمندان بتوانند با هم در تنگناها کار کنند، می توانند نیازهای مشتری را به طور کارآمدتر، برآورده کنند و مطمئن باشند که اشتباهات ارتباطی، باعث از بین رفتن وظایف نمی شود.

مهارت‌های ارتباطی بهتر به این معنی است که، هر کارمند احساس می‌کند شنیده می‌شود و راحت تر می تواند ایده های خود را به اشتراک بگذارد.

این بدان معناست که تیم شما می‌تواند ایده‌های بیشتری را بررسی کند، که به شرکت شما کمک می‌کند تا اهداف جدیدی را تعیین کند و به آن دست یابد.

ارتباطات، کلیدی در محل کار است

بهبود مهارت های ارتباطی باعث قوی تر شدن تیم شما می شود. وقت گذاشتن برای استفاده از ابزارهای ارتباطی، بررسی بازخوردها، تنظیم دستور کار جلسات و برگزاری جلسات انفرادی با کارمندان، منجر به مشارکت و بهره وری بیشتر کارکنان می شود.

بنابراین حتماً روی مهارت های ارتباطی خود کار کنید و به تیم خود کمک کنید تا ارتباطات خود را بهبود بخشند. در پایان، فضای شرکت شما، برای آنان بسیار بهتر خواهد بود.

کانون تبلیغات پاسارگاد مفتخر است ضمن ارائه خدمات مشاوره تخصصی کسب و کار توسط کارشناسان زبده، شما را در طراحی و پیاده سازی انواع پروژه های IT برای توسعه برندتان همراهی کند.

با ما از طریق این لینک، در ارتباط باشید.

منبع: How to Improve Your Communication Skills in 5 Simple Steps